Eficiencia, Eficacia, Efectividad

Existen tres conceptos que muchas veces suelen confundirse: Eficiencia, Eficacia, Efectividad, tener clara su definición y aplicación dentro de la vida diaria y empresarial es fundamental para poder gestionar las actividades adecuadamente.

La Eficacia es el grado con el cual las actividades planeadas son realizadas y se cumplen con los objetivos propuestos, los resultados se asimilan a la satisfacción del cliente a través del producto y servicio (calidad, servicio y precio). Los indicadores de eficacia se enfocan en el Qué se debe hacer.

Una empresa es Eficaz si:

• Cumple con los objetivos aprobados en los planes y programas de producción, ventas.
• Si cumple con la satisfacción de los clientes.
• Cumple con la calidad en sus procesos.
• Se reducen la producción de tallos y ramos con defectos.
• Entrega de pedidos a tiempo.

Se pueden establecer diferentes fórmulas para medir la eficacia, veamos algunos ejemplos:

% EFICACIA = (Metas realizadas ÷ Metas programadas)*100

Ejemplos:

1. El presupuesto de producción mensual de una finca de Gypsophila es de 1’200.000 tallos y se lograron obtener 1’000.000 de tallos exportables.

% EFICACIA = (1.000.000 ÷ 1.200.000)*100

% EFICACIA =     83.33% de eficacia, no se cumple con el presupuesto de producción.

2. En la cosecha de Aster, durante una semana se lograron cosechar en campo 193.000 tallos, pero solo 172.000 tallos estuvieron libres de defectos.

% EFICACIA = (172.000 ÷ 193.000)*100

% EFICACIA = 89.11% de eficacia o cumplimiento de la meta de los tallos cosechados con buena calidad. No se cumple con la eficacia de calidad.

3. Una bonchadora realiza en un día de trabajo 300 ramos de rosas de los cuales 42 ramos fueron rechazados por control de calidad por no cumplir con los parámetros establecidos.

% EFICACIA = (Ramos con buena calidad ÷ Total ramos elaborados)*100

% EFICACIA = (258 ramos ÷ 300 ramos)*100

% EFICACIA = 86% de los ramos elaborados fueron con buena calidad.

La Eficiencia es el grado con el cual se aprovechan los recursos. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso.

Una empresa es Eficiente si:

• Reduce los tiempos de las actividades.
• Reduce el uso de la mano de obra.
• Disminuye los ciclos y los tiempos de respuesta.
• Prolonga la duración de máquinas las herramientas.
• Optimiza el uso de los materiales.
• Disminuye el uso de energía.

De igual manera para la Eficiencia se pueden establecer fórmulas para medirla, veamos algunos ejemplos:

% EFICIENCIA = (Recursos programados ÷ Recursos utilizados)*100

Ejemplos:

1. Para el proceso de 30.000 tallos en la poscosecha se programaron 6 personas para el boncheo y 6 personas para la clasificación en 8 horas de trabajo, al finalizar el día se procesaron los 30.000 tallos en 7.5 horas.

% EFICIENCIA = (8 horas*12 personas ÷ 7.5 horas * 12 personas)*100

% EFICIENCIA = 96 horas/90 horas * 100

% EFICIENCIA = 106.66% se utilizaron menos horas de las programadas. Se cumple con la eficiencia.

2. El rendimiento estándar establecido para realizar el pinch en un cultivo de rosas es de 5 camas/hora. Una persona durante un día de 8 horas realiza 45 camas. ¿Cuál es la eficiencia?

% EFICIENCIA = (Rendimiento alcanzado ÷ Rendimiento estándar)*100

% EFICIENCIA = (45 camas/8 horas ÷ 5 camas/hora)*100

% EFICIENCIA = 112.5%. Se cumple y supera el nivel de eficiencia.

La Efectividad es ser eficiente y ser eficaz. Es lograr los objetivos a través del mejor método y el más económico. Alcanzar la satisfacción del cliente con la óptima utilización de los recursos.

% EFECTIVIDAD = (% Eficacia + % Eficiencia) ÷ 2)*100

Ejemplo: El rendimiento de cosecha de una variedad es de 200 tallos/hora. Un cortador durante una jornada de 10 horas corta 2300 tallos. Al revisar la flor en la Poscosecha de esta persona se encuentran 450 tallos dañados por maltrato de pétalos y de follaje.

% EFICACIA = (2.300 – 450) tallos ÷ 2.300 tallos)*100 = 80.43%

% EFICIENCIA = (2.300 tallos/10 horas ÷ 200 tallos/hora)*100 = 115%

% EFECTIVIDAD = ((80.43% + 115%)/2)*100

% EFECTIVIDAD = 97.71%

La eficiencia actúa en el ámbito interno de la empresa, ahí es donde la empresa puede trabajar para reducir sus costos. Pero ¿qué pasa en un entorno turbulento? donde se tiene que estar al tanto de lo que está pasando “afuera” de la empresa, para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten. Ante esto, Peter Drucker dijo: “No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia).

Se debe trabajar tanto en la eficiencia como en la eficacia, ambos van de la mano. Si la empresa se preocupa sólo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor de flores más eficiente de variedades que no le interesan a los clientes. Existen empresas que pueden ser las más eficientes en su actividad, pero si no perciben a tiempo los cambios que se están gestando en el entorno y no modifican sus estrategias probablemente van a tener serias dificultades.

De igual manera si la empresa se preocupa solo de la eficacia, satisfacción del cliente, buena calidad a toda costa, sin tener en cuenta la eficiencia, se puede llegar a tener muy buena calidad, pero con costos y gastos demasiado altos teniendo poco o ningún margen de utilidad para los accionistas.

Hace varios años en el inicio de la floricultura, muchas empresas dedicadas a la producción y comercialización de flores tenían tan buen margen de utilidad que por ejemplo mientras se tuviera buena calidad no importaba cuantas personas se tenían contratadas para la operación productiva. El “exceso” de personal se pagaba solo debido a los buenos precios de venta y a los excelentes márgenes de utilidad que se obtenían. En el mundo exigente y competitivo de hoy, las condiciones han cambiado, hay que ser eficientes y eficaces para permanecer en el negocio.