Tiempos Improductivos y Adicionales en los Procesos

En la búsqueda de mejorar la competitividad de las empresas florícolas, lo que es importante y clave en todos los procesos, así como los resultados que se quieren mejorar, es necesario medirlos. Si lo haces, mídelo, si lo mides, contrólalo, si lo controlas, mejóralo.

La mejor manera de medir, controlar y analizar el tiempo es en horas de trabajo. La cantidad de trabajo utilizado para realizar las diferentes actividades en cultivo, poscosecha y administración, deben ser evaluadas en horas- hombre. Una hora-hombre es el trabajo de un hombre en una hora. La mano de obra es el recurso más valioso en la producción de flores eso la importancia de poder llevar un buen control de este recurso para saber en qué se está utilizando y que se puede hacer para optimizarlo. Distribución de los costos en la producción de flores.

Existen empresas que llevan un control muy estricto de otro tipo de recursos como son los fertilizantes y agroquímicos, llevando incluso anotaciones de las diferentes cantidades consumidas por variedad, bloque, cama, semana etc. La pregunta que se debe hacer es, si a este tipo de recursos se les lleva un control bien detallado de las cantidades utilizadas ¿Por qué no hacer lo mismo con la utilización del tiempo de la mano de obra que es lo que más cuesta?

En toda actividad y en todo proceso existen tiempos improductivos por diferentes factores asociados al interior de la compañía, es muy importante que las empresas de flores realmente conozcan las diferentes causas en las que se tienen tiempos improductivos, en algunos casos el hecho de no conocer la verdadera naturaleza de los tiempos improductivos conlleva a las personas a justificar las ineficiencias de los procesos y seguir cometiendo todo tipo de errores que van a ir en contra de la productividad y competitividad de las empresas.

El Contenido básico de trabajo es el tiempo que se invertiría en elaborar un producto o en llevar a cabo una operación si el diseño o la especificación fuesen perfectos, el proceso o método de elaboración se desarrollasen a la perfección y no hubiese pérdida de tiempo por ningún motivo durante la operación (aparte de las pausas normales de descanso que se dan al trabajador). Así pues, el contenido básico de trabajo es el tiempo mínimo irreducible que se necesita teóricamente para obtener una unidad de producción. Ejemplo: tiempo empleado para cosechar, podar, clasificar la flor etc.

En forma general el contenido básico de trabajo puede agruparse en 4 tipos principales de tiempos adicionales e improductivos:

1. Tiempos adicionales debido a las deficiencias en el diseño o en la especificación del producto.
2. Tiempos adicionales debido al proceso o método.
3. Tiempo improductivo atribuible a la Alta Dirección.
4. Tiempo improductivo atribuible al trabajador.

1. Tiempos Improductivos debido a las deficiencias en el diseño o en la especificación del producto.

Existen diferentes situaciones en las cuales las características del producto pueden incidir sobre el contenido de trabajo de las actividades de la siguiente forma:

• Falta de normalización.
• Mal diseño del producto.
• El establecimiento equivocado de normas de calidad por exceso o por defecto, puede incrementar el contenido de trabajo:

En cierta empresa de flores de verano se tenía establecido una norma de calidad a las mallas con flor que eran cosechadas, estás tenían que llevar una etiqueta con alguna información, la etiqueta tenía que ser llenada por el cosechador colocando al menos unos diez puntos de información. Por tener tanta información y por el apuro de cumplir los rendimientos de cosecha, algunos cosechadores omitían cierta información en las etiquetas. Las mallas al llegar a la poscosecha y al ser revisadas por la persona de control de calidad devolvía de nuevo al cultivo las mallas que no tuvieran toda la información completa en la etiqueta, ya que la información de la etiqueta completa era una especificación de calidad establecida, generando aumento de tiempos en la manipulación de la flor, y aumento de transportes, lo que a su vez origina menor calidad y productividad. Si bien es cierto que la identificación de la producción es algo importante por temas de la trazabilidad de la producción, el establecimiento de esta norma de calidad que se tenía implementada le servía a la empresa pero no le agregaba valor a la flor. Esta empresa cambio la metodología del llenado de las etiquetas y se mejoró considerablemente la operatividad en esta parte del proceso.

2. Tiempos improductivos debido al proceso o método.

La implementación de metodologías y diseño de procesos ineficaces influyen fuertemente sobre el contenido de trabajo de las diferentes actividades.

• Utilización de maquinaria o equipos inadecuados cuya producción sea menor a la de la maquina o equipo apropiado ejemplo: uso de un motor de bombeo para la fumigación con una potencia de 2½ HP cuando se necesita de 5 HP.
• Si el proceso no se ejecuta de la forma adecuada, de acuerdo con las condiciones debidas de tiempos de ejecución, velocidad de recorrido o cualquier condición que altere su normal funcionamiento o si las instalaciones o la maquinaria se encuentran en mal estado. Ejemplos: Demoras en la cosecha por falta de mallas o tachos, daño de máquinas cortadoras de tallos, daño de tuberías del riego por goteo etc.
• Si se utilizan herramientas inadecuadas, en mal estado o no se utilizan donde se necesitan utilizar. Ejemplo: uso de tijeras podadoras muy deterioradas para la cosecha, no utilizar deshojadores manuales en la clasificación de rosas en variedades que lo necesiten.
• Si la ubicación de sitios estratégicos en el lugar de trabajo impone, transportes largos, movimientos innecesarios o pérdidas de tiempo o energías. Ejemplo: Ubicación de almacenes, poscosechas, oficinas, casetas, baños, comedor para el proceso de fumigación ubicados en sitios muy retirados de las demás áreas de trabajo; ubicación de los puestos de trabajo en poscosecha muy distantes entre sí.
• Si las metodologías de trabajo utilizadas por el personal no están estandarizadas y generan exceso de movimientos que causan incremento de tiempos y mayor fatiga. Ejemplo: mal diseño de mesas de trabajo para el boncheo, clasificación de la flor, empaque, lo que hace que la gente se tenga que estar estirando, agachando, volteando muy frecuentemente, no tener una metodología estandarizada para realizar las actividades.

La mayoría de los diferentes elementos que componen el contenido de trabajo suplementario pueden ser responsabilidad directa de la alta dirección, incluso malos métodos de trabajo del personal operativo ya que es responsabilidad de la dirección, entrenar y capacitar debidamente al personal.

3. Tiempo improductivo atribuible a la Alta Dirección

En el ciclo de producción de las flores existen diferentes elementos que causan tiempos improductivos que de alguna forma son responsabilidad de la Alta Dirección:

• La alta cantidad de variedades de flores sembradas hace que se aumente el tiempo en las diferentes actividades de cultivo y poscosecha por la naturaleza propia de las variedades y debido también entre otros a manejos agronómicos, situaciones climáticas, edad de las plantas, etc.;  en rosas por ejemplo existen variedades que tienen más espinas que otras, algunas flores son más delicadas y susceptibles al maltrato, tienen más follaje o tienen más longitud lo que hace que se utilice más tiempo para la cosecha por citar algunos casos, de igual manera en la poscosecha no es lo mismo estar elaborando ramos de una sola variedad y de un solo tipo de cliente que tener que procesar diferentes tipos de variedades y de ramos para diferentes clientes durante el día de trabajo.
• Por no planificar, organizar y/o autorizar el abastecimiento de agro-químicos, fertilizantes, material de empaque, elementos de protección personal, herramientas, y demás accesorios necesarios, para realizar el trabajo, de modo que el personal pierde tiempo en esperarlos.
• Por no estandarizar hasta donde sea posible las metodologías y utilización de mesas de trabajo, herramientas, equipos, coches etc. para las diferentes actividades, de igual manera la falta de estandarización en los distintos componentes que llevan los ramos y las cajas.
• Por no planificar de una manera adecuada y objetiva los trabajos a realizarse en las diferentes actividades del cultivo y de poscosecha.
• Por no conservar las instalaciones, maquinaria y equipos en buen estado con las interrupciones consiguientes por daños de los mismos.
• Por no adoptar precauciones adecuadas contra los accidentes, que son causas de pérdidas de tiempo además de buscar y mejorar las condiciones ambientales existentes a los trabajadores de tal forma que permitan reducir la fatiga (mala iluminación en mesas de poscosecha).
• Por la falta de búsqueda y desarrollo de condiciones de trabajo lo suficientemente óptimas para el personal operativo de tal forma que se pueda reducir drásticamente los niveles de rotación del personal.
• Por no planificar la necesidad a utilizar de la mano de obra de una manera adecuada en las diferentes actividades y épocas del año.
• Por la inexistencia de estructuras adecuadas de medición del desempeño para el personal en todas las áreas de la empresa de tal forma que exista un control eficaz de cada una de las personas que trabajan en la compañía.
• Por no establecer planes de capacitación efectivos en diferentes temas de aprendizaje que sean necesarios en todos los niveles de la organización y que ayuden a motivar a los trabajadores en la mejora de la productividad.

4. Tiempo improductivo atribuible al trabajador

Son varias las causas por las que el trabajador puede generar tiempos improductivos:

• Ausentándose del trabajo sin causa justificada.
• Llegando tarde al trabajo.
• No poniéndose a trabajar inmediatamente al inicio de la jornada de trabajo.
• Por estar conversando o distraído en otras cosas.
• No trabajar por cualquier motivo o hacerlo despacio deliberadamente.
• Por trabajar con descuido, de tal forma que origina desechos o repeticiones de trabajo. Las repeticiones de trabajo es una pérdida de tiempo y los desechos incrementan la flor nacional.
• Por no cumplir las indicaciones que les dan sus superiores.
• Por no cumplir las normas de seguridad y ser causante de accidentes de trabajo por negligencia.

Mejorar la productividad de una empresa es una responsabilidad que siempre recaerá sobre la Alta Dirección, con la colaboración de los trabajadores. Para lograrlo la dirección deberá identificar y tratar de reducir el contenido de trabajo y el tiempo improductivo que se tienen en las diferentes actividades del proceso de producción de flores, aplicando diferentes tipos de herramientas como las que se encuentran por ejemplo en los sistemas de Lean Manufacturing, Tiempos y Movimientos.

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